Згідно зі ст. 48 Кодексу законів про працю (далі - КЗпП) визначено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуть на всіх працюючих на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуть також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.

Працівники, які стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після початку проходження стажування.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.

В усіх інших випадках працівник зобов’язаний для працевлаштування подати трудову книжку.

У разі, якщо працівник втратив трудову книжку, він має звернутися до відділу кадрів за попереднім місцем роботи для оформлення дубліката трудової книжки, що передбачено п. 5.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі ― Інструкція № 58).

Відповідно до п.2.4. Інструкції усі  записи  в  трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення,  а  також  про нагороди та  заохочення  вносяться власником або уповноваженим ним органом після  видання  наказу  (розпорядження), але  не  пізніше тижневого строку,  а  в  разі  звільнення  -  у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Перед внесенням до трудової книжки запису про прийняття на роботу необхідно перевірити наявність запису про звільнення з попереднього місця роботи, а також впевнитись, що дата звільнення з попереднього місця роботи не збігається з датою прийняття на нову роботу, тому що прийняття на нову роботу можливе не раніше наступного робочого дня після звільнення з попереднього місця роботи.